Q一時保存した申請書データはサーバ上で管理されるとのことだが、別のツールで編集等をするためにXMLファイルをエクスポートすることは可能か。

一時保存データ（XML形式）のダウンロードはできません。
申請書提出後はXMLファイル形式でダウンロード可能です。
また、ダウンロードしたXMLを取り込んで新たに申請を作成することが可能です。